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Assistant(e) manifestations – Évènementiels – Logistique location de salles – Transports

Andrézieux-Bouthéon recrute :
Un(e) assistant(e) administrative

Poste à pourvoir au 01/09/2022

MISSIONS

Rattaché hiérarchiquement au responsable « Manifestations – Logistique – Location de salles – Transports » ainsi qu’au responsable de l’unité Evènementiels, vous serez chargé de l’accueil et du renseignement au public au sein du service, de l’assistance dans la gestion administrative des manifestations, de l’évènementiel, des locations de salles, de la logistique (déménagements, approvisionnements divers, …), du parc des véhicules et de la gestion des transports.

  • Assurer l’accueil téléphonique et physique, – Assurer la gestion administrative des services : courriers, renseignements et suivi des exposants, classement, facturation, renseignements concernant les salles des fêtes, réservations, contrat location de salles, …
  • Rédiger les arrêtés en rapport avec les manifestations sur le domaine public.
  • Suivre les achats du service : consultation des fournisseurs / prestataires et analyse des offres, établissement et suivi des bons de commande.
  • En collaboration avec le service finance, assister les chefs de service au suivi budgétaire.
  • Renseigner les dossiers sécurité de la préfecture.
  • Gérer le retour d’expérience budgétaire des manifestations.
  • Suivre la logistique des différentes prestations de service en lien avec les autres services.
  • Assurer la gestion des produits d’entretien et des consommables.
  • Assurer la gestion du parc de véhicules en termes de suivi des contrôles techniques divers, des révisions, de l’approvisionnement en carburants et de la gestion des dépannages.
  • Venir en soutien à la gestion de la réservation de l’autocar municipal et des prestataires extérieurs pour les établissements scolaires de la commune.

COMPÉTENCES / PROFIL

  • Bonnes qualités relationnelles et capacité à travailler en collaboration avec une équipe.
  • Sens de l’organisation, – Polyvalence.
  • Maîtrise de l’outil informatique et utilisation des logiciels bureautiques (mise en forme du courrier Word, utilisation de tableur Excel, présentation Powerpoint…).
  • Maîtrise des aspects rédactionnels (rapport, synthèse, …).
  • Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.
  • Sens du service public.
  • Discrétion et rigueur.

Recrutement par voie statutaire adjoint administratif /adjoint technique ou à défaut contractuel

Temps de travail non complet 28h par semaine sur 4 jours.
Présence obligatoire sur certaines manifestations le week-end, en journée ou en soirée et certains jours fériés.

Rémunération : rémunération statutaire + CNAS + participation mutuelle